Silvio Gonçalves de Souza – economista com pós-graduação em gestão e consultor empresarial
O empresário de micro, pequeno ou médio porte está envolvido diariamente numa série de atividades, que vão desde comprar e vender até a divulgar os seus produtos e serviços, além de pagar boletos. Essa rotina sufocante invariavelmente o impede de parar um pouco, pensar no seu negócio com um olhar estratégico e estabelecer um planejamento do seu negócio.
O planejamento deve ser uma prática constante, que deve começar desde a abertura do negócio. A sua execução ajuda a traçar os rumos desejados e dar mais consistência às decisões. O ato de planejar pode ser ilustrado sucintamente por um método muito usado em programas de qualidade: o PDCA. Essa sigla em inglês pode ser traduzida em planejar (plan), executar (do), verificar (check) e agir corretivamente (action). Observe que o planejamento é apenas o início de um ciclo interminável, que deve resultar em aprimoramentos na execução de uma atividade, na definição e implementação de investimentos ou na realização de um determinado processo ou rotina de trabalho. E por tratar-se de um processo contínuo e renovável, a volta ao seu início é a garantia de uma melhoria contínua.
Intimamente ligado ao planejamento do negócio e às áreas que ele compreende, está o planejamento orçamentário ou apenas orçamento. A sua implantação e aplicação prática requerem primeiramente uma mudança de modelo mental, tanto do empresário quanto dos seus gestores. Uma empresa que queira crescer ou, no mínimo, se manter no mercado, tem de prever e controlar todo o recurso que entra e sai, além de se preparar para as sazonalidades do mercado. É fundamental a criação de uma espécie de colchão (reservas financeiras). O orçamento tem que ser abrangente, claro e, obviamente, factível. Tem de envolver todas as áreas. Ele deve ser monitorado sistematicamente e tem de prever correções de rota.
O exercício de prever receitas é algo que exige mais dos envolvidos, principalmente devido às oscilações e incertezas do mercado. Por outro lado, um histórico das vendas dos dois ou três últimos anos tende a facilitar o trabalho. Pelo lado das despesas, a previsão não é algo difícil. O que dá trabalho é mantê-las sobre controle. A tarefa diária de acompanhar estes valores; questionar, reduzir e eliminar certos gastos; combater desperdícios e rever processos é fundamental para a gestão eficiente da empresa.
Para que possa se solidificar, todo e qualquer negócio precisa dar lucro. A clássica fórmula de receitas menos despesas é muito simples de entender. Todavia, o empresário e os seus gestores têm de compreender e visualizar perfeitamente tudo que compõe os seus custos e despesas, que podem ser classificados como fixos ou variáveis, operacionais ou financeiros. Só assim é possível estabelecer um orçamento realista e que permita a obtenção do melhor resultado para a empresa.
Através do planejamento orçamentário, é possível prever com maior grau de acerto os vários desembolsos que ocorrerão no dia-a-dia, para cobrir as despesas com folha salarial e encargos sociais, impostos, manutenção das instalações, custos com a compra de mercadorias, pagamentos para prestadores de serviços, dentre vários outros. Ao fazer uma projeção criteriosa destes gastos, o empresário poderá ter uma dimensão aproximada do resultado econômico potencial do seu negócio, podendo tomar decisões estratégicas e operacionais a fim de melhorar a lucratividade.
