Silvio Gonçalves de Souza – economista com pós-graduação em gestão e consultor empresarial
O mundo atual é marcado por uma infinidade de informações que chegam ao nosso conhecimento a todo momento, causando até mesmo uma certa confusão, dada a sua velocidade, diversidade de conteúdos e de meios de divulgação, isso sem levar em consideração a disseminação das nocivas fake News. Vivemos um verdadeiro paradoxo: temos ao nosso alcance um volume imensurável de informações, porém nos sentimos cada vez mais angustiados com a sensação de falta de conhecimento específico das principais questões que nos afetam cotidianamente.
O empresário ou gestor, no seu dia-a-dia, é obrigado a lidar com uma gama de números, indicadores, informações, que da mesma forma em que se constituem em importantes insumos na sua tomada de decisão, se revestem de muita dispersão e falta de concisão. Por isso, ele deve zelar para que todos os dados lançados em planilhas ou softwares, ao serem agrupados corretamente, se transformem em informações que à medida em que são utilizadas na gestão do seu negócio, evoluam e passem a se constituir em inteligência, que é o estágio em que contribuem para a transformação qualitativa da empresa.
A evolução do dado bruto inicial para o nível de inteligência, permite que o empresário ou gestor tenha mais assertividade na tomada de decisões ligadas a questões diversas, como metas de faturamentos, volumes de compras, expansão do negócio, abertura de novas linhas de produtos e serviços, dentre outras necessidades e oportunidades. Ou seja, a visão que ele passa a ter assume um caráter estratégico.
No entanto, devido às dificuldades com o tempo e até mesmo limitações de recursos financeiros, humanos e materiais, o registro adequado destas informações é deixado para segundo plano, bem como a busca e análise de dados que o negócio oferece. Dados esses que podem ser registrados em planilhas ou em softwares de gestão. E não é preciso que seja uma infinidade de dados. Basta que seja definido o que é de fato relevante e estratégico.
O mercado oferece uma gama considerável de fornecedores de softwares de gestão com ótima relação custo-benefício e facilidade de operação. Porém, é preciso salientar que os programas oferecidos por essas empresas por si só não resolvem a questão do controle do negócio. É fundamental que o empresário, gestor e os seus colaboradores cumpram o seu papel, fazendo o lançamento correto de informações sobre os produtos e serviços comercializados. Informações que envolvem o custo de compra do produto, incluindo impostos, frete, embalagens, seguros; prazo de pagamento da compra; quantidades adquiridas; bonificações; descontos; códigos do fornecedor; códigos fiscais etc.
Todas as despesas inerentes ao negócio devem ser registradas e agrupadas de forma correta e com o cuidado de destacar a sua classificação em despesas fixas, variáveis, financeiras e esporádicas ou eventuais. Fazendo-se desta forma, é possível chegar a grandezas como a margem de lucro bruta, a margem de contribuição e o lucro líquido do negócio, que são valores que denotam o grau de rentabilidade, lucratividade e competitividade da empresa. A tarefa que precede estes lançamentos de dados nas planilhas ou softwares, é a elaboração de um plano de contas, também chamado de centros de custos, que se constituem em parâmetros para o cadastro de todas as contas incorridas no negócio.
Pelo lado das receitas, ou faturamento, é necessária a distinção entre as receitas operacionais, que são provenientes do exercício da atividade empresarial, e as não operacionais, que podem advir de vendas de ativos fixos e financeiros, recebimento de juros de aplicações financeiras e de atrasos de clientes, por exemplo.
A segmentação dos produtos e serviços comercializados em grupos e subgrupos possibilita a aferição da margem de lucro global do negócio, bem como de linhas isoladamente e, até mesmo, de unidades de negócios e vendedores. A análise do giro do estoque global e por segmentos também se torna factível e é de extrema importância na gestão e reposição de mercadorias. É indispensável dizer que todos os dados lançados têm de ser confiáveis e registrados rotineira e sistematicamente. O empresário ou gestor tem de avaliá-los e validá-los periodicamente.
Para finalizar, fica a questão: de que vale a empresa dispor de um software ou sistema de informação mais robusto, se os dados que ele contém não são devidamente analisados, criticados e usados para aprimorar as decisões que o negócio exige? Não basta ter um volume de dados que, friamente, são como um verdadeiro bando, se eles não são devidamente agrupados e analisados.
